Утренний брифинг по YClients автоматом в Telegram-группы команды

После настройки раз в сутки три Telegram-группы получают брифинг с цифрами из YClients — без участия владельца. Руками открывать вкладки больше не нужно.

Сколько времени экономит

Что нужно подключить

• YClients API token — выпускается в настройках аккаунта YClients (раздел «Интеграции» → «Персональный токен»). Нужны ID компании и ID каждого филиала.
• Google Sheets через /google — если хранишь плановые цифры или зарплатные коэффициенты в таблице. Подключается командой /google за один клик OAuth.
• Бот добавлен в группы как администратор — в каждой Telegram-группе филиала добавь @proboiAI_bot, дай право отправлять сообщения.

Шаг 1. Покажи боту, что и когда слать

Это главный промпт. Чем точнее описан контент каждого сообщения — тем меньше правок. Скопируй шаблон и заполни своими данными:

Настрой мне автоматические брифинги для сети барбершопов (3 филиала).

ЧАТЫ:
- Группа «Север» — @username_sever или ID чата
- Группа «Запад» — @username_zapad
- Группа «Центр» — @username_center

РАСПИСАНИЕ И ТИПЫ СООБЩЕНИЙ:
1. Утренний срез — каждый день в 9:00
   Что писать: сколько записей на сегодня, сколько мест осталось, кто из мастеров работает, выручка план на день
   Источник: YClients API (записи на сегодня по каждому филиалу)

2. Итог дня — каждый день в 21:00
   Что писать: фактическая выручка за день, разбивка по мастерам (услуги + товары + допы), выполнение плана в %
   Источник: YClients API (закрытые записи за сегодня)

3. Зарплата мастеров — каждое воскресенье в 20:00
   Что писать: итог недели по каждому мастеру (выручка, % выполнения нормы, расчётная зарплата)
   Формула зарплаты: базовая 25 000 + 15% от личной выручки свыше 80 000 ₽ за неделю
   Источник: YClients API (период — текущая неделя Пн-Вс)

4. Еженедельный план на неделю — каждый понедельник в 8:00
   Что писать: плановые показатели на неделю по каждому филиалу, текущая запись в % от нормы
   Источник: Google Sheets (лист «Планы», строка с датой начала недели)

ФОРМАТ КАЖДОГО СООБЩЕНИЯ:
- Первая строка: «📍 [Название филиала] | [тип брифинга] | [дата]»
- Далее цифры списком, без воды
- В конце итогового: выполнение плана одной строкой «✅ план выполнен» или «⚠️ отставание N%»
- Эмодзи умеренно, читабельно

Сначала покажи мне расписание: что и когда будет отправляться, в каждую группу. Не запускай пока.

Шаг 2. Подключи YClients API

После того как бот покажет расписание и ты убедишься что всё верно — дай токен. Шаблон:

Вот мои данные для YClients:
API token: Bearer XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
ID компании: 123456
ID филиалов:
  - Север: 100001
  - Запад: 100002
  - Центр: 100003

Сохрани в .env в моём контейнере. Не показывай токен в ответах.
Потом сделай тестовый запрос — покажи записи на сегодня по филиалу «Север».

Бот сохранит данные в /opt/vault/[userId]/.env — файл виден только тебе, снаружи недоступен.

Шаг 3. Покажи структуру отчёта на примере

Самый надёжный способ объяснить боту формат — показать готовый пример и сказать «сделай так же, но за сегодня»:

Вот как должно выглядеть утреннее сообщение в группу «Север».
Сделай ровно такой же формат, но с реальными данными из YClients за сегодня:

---
📍 Север | Срез | 25 мая

Записи на сегодня: 14 из 18 слотов
Свободно: 4 места (13:00, 15:30, 17:00, 19:30)

Мастера сегодня:
• [имя мастера 1] — 5 записей
• [имя мастера 2] — 5 записей
• [имя мастера 3] — 4 записи

Выручка план на день: 48 000 ₽
---

Если каких-то данных в API нет — напиши [нет данных], не придумывай.

Тестовый диалог: как это выглядит в чате

👤 Что у нас по расписанию бота, что и когда отправлять будет?

🤖 Вот что настроим:
• 09:00 ежедневно — утренний срез в Север, Запад, Центр
• 21:00 ежедневно — итог дня в те же группы
• Пн 08:00 — план на неделю
• Вс 20:00 — зарплата мастеров
Прежде чем запускать — дай токен YClients и ID филиалов.

👤 Вот токен: Bearer XXXX, компания 123456, филиалы: Север 100001, Запад 100002, Центр 100003. Сохрани и сделай тест.

🤖 Сохранил в .env. Делаю тестовый запрос к YClients по филиалу «Север»...
Получил 14 записей на сегодня. Вот как будет выглядеть срез:

📍 Север | Срез | 25 мая
Записи: 14 из 18 слотов. Свободно: 4 (13:00, 15:30, 17:00, 19:30)
[имя мастера 1] — 5 записей, [имя мастера 2] — 5, [имя мастера 3] — 4
Выручка план: 48 000 ₽

Отправить тест в реальные группы?

👤 Да, кинь по 1 сообщению: срез / итог / план / зарплату — как будто сейчас подходящее время для каждого.

🤖 Отправил по одному тестовому сообщению каждого типа в каждую из трёх групп — итого 12 сообщений. Проверь группы.

👤 Посмотри, ты в Коммунарку... то есть в «Запад» отправил неправильный итог. Там получилась сумма 97 400, а в YClients у меня 84 200.

🤖 Смотрю запрос... Вижу проблему: я суммировал поле amount вместо paid_amount. Часть записей проведена через кассу с доплатой — там разные суммы. Исправил на paid_amount. Проверь итог «Запада» ещё раз.

👤 Теперь правильно. Запускай постоянное расписание.

🤖 Готово. Задачи созданы. Каждое сообщение будет отправлено ровно 1 раз по расписанию. Можешь проверить список задач командой /schedules.

Что обычно ломается

• Неправильная сумма в итоге. YClients хранит несколько полей с деньгами: amount (начислено), paid_amount (оплачено), discount. Если сумма расходится с кассой — скажи боту, какое именно поле нужно использовать.
• Дублирующиеся сообщения. Возникает, если задача запускалась несколько раз или перезапускалась после ошибки. Решение: /schedules → смотришь дубли → говоришь боту удалить лишние.
• Неделя считается со сдвигом. YClients может отдавать данные по UTC, а ты ожидаешь МСК. Скажи боту явно: «все периоды в МСК (UTC+3)».
• Google Sheets не подхватывает плановые цифры. Если строка с планом на неделю ищется по дате — формат даты в таблице и формат в запросе должны совпадать. Попроси бота показать, какую строку он ищет.
• Бот не может написать в группу. Проверь, что у него есть права администратора в группе. Telegram не отдаёт чёткую ошибку при отсутствии прав — сообщение просто не доходит.

Что ещё можно так автоматизировать

Та же механика работает для мониторинга: «если незакрытых записей больше 30% от плана в 17:00 — пришли алерт в группу управляющего». Или для штрафных протоколов: фраза «опоздал» в группе запускает диалог, бот уточняет детали и фиксирует в таблице. Еженедельная зарплата по воскресеньям — точно такая же задача scheduler'а, только формула сложнее. Один раз описал — дальше само.